En sak kan registreres direkte i Easly eller av kunden selv på kundens nettsider/portal.
1. Klikk på grønn knapp merket "Opprett ny sak" øverst til høyre
2. Fyll ut nødvendig informasjon i skjemaet som kommer opp. Feltene merket med stjerne må fylles ut.
3. Lagreknappene nederst i skjema:
Dersom saken gjelder en solgt vare, får kunden en e-post med reklamasjons-ID når saken er lagret første gang.
For de som har reklamasjonsskjema på butikkens nettside, kan kunden registrere saken sin selv der. Her må de fylle ut et skjema med nødvendig informasjon og laste opp bilde av skade. Når kunden sender inn dette skjemaet havner saken som ny sak/blå sak i brukeren din under "Nye saker"
Dersom det har oppstått en skade på en vare under transport, kan du registrere skaden i skjemaet "Transportskade". Du finner skjemaet om du oppretter ny sak og velger "Transportskade" øverst til høyre i skjema.
Slik gjør du
1. Opprett ny sak
2. Velg "Transportskade" øverst til høyre i reklamasjonsskjema
3. Velg hvilken leverandør den skadede varen tilhører
4. Velg aktuell transportør
5. Fyll ut informasjon om saken og klikk "Lagre" om du ønsker å lagre saken og "Lagre og send" om du ønsker å sende saken til transportøren.
Step 1: Start med å åpne saken du ønsker ålegge inn bilder. Her trykker du på "Add picture with phone"
Step 2: Du får nå opp QR-koden. Ta frem mobilen/ipaden din, og hold kameraet ditt over koden. Det vil da komme frem en link.
Step 3: Trykk på linken, som kommer opp på skjermen din.
Step 4: Du vil her få muligheten til å legge til kvittering og/eller bilde av skade.
Videre trykker du på "Last opp filer". Du får da mulighet mellom å velge bilde fra ditt bibliotek eller ta et bilde.
Step 5: Etter du har valgt bilde(ne) du skal ha, trykker du "laster opp". Etter bildene er lastet opp, havner de rett i saken din.
1. Når du får svar av leverandør, klikker du deg inn på den aktuelle saken og velger utfallet i feltet "Sak". Er saken godkjent, velger du grønn knapp. Er saken ikke godkjent, velger du rød. Nå får kunden en e-post om utfallet og blir bedt om å ta kontakt med, eller komme inn til butikken.
2. I saksskjema skriver du hva sakens utfall er i feltet "Egne notater". Dersom noen andre ansatte skulle få spørsmål fra kunden om hva som skjer med saken kan de sjekke dette feltet og se utfallet. Her kan du skrive f.eks. "Leverandør sender ny vare" osv.
Dette feltet kan også være nyttig dersom du får inn en lignende sak senere. Da kan du sjekke tidligere utfall.
Helt øverst i skjema finner du en seksjon som heter "Status sak". Denne delen er med på å bestemme hvor saken ligger i prosessen. Hvor saken ligger i prosessen kan du se ut i fra hvilken farge saken har:
Denne knappen forklarer hvor saken befinner seg i prosessen.
Den starter som blå når saken ikke er behandlet enda.
Når du sender saken til leverandør/ekstern gjennomgang, blir saken gul. Knappen blir grønn/rød når saken er godkjent/ikke godkjent.
Dersom det er en kundereklamasjon du jobber med, vil kunden motta en mail ved opprettelse av sak og når utfallet på saken blir registrert.
Dersom du ønsker å tilpasse den automatiske mailen til kunde, klikk "Tilpass mail". Her kan du endre tekst i mail som går ut til kunde.
Når du får beskjed av leverandøren om utfallet på saken, velger du ett av valgene i boksen for "Erstatning" øverst i skjema.
Her kan du for eksempel velge mellom:
Dette er et utvalg, og valgene kan tilpasses av kunde.
Ny vare
Dersom leverandøren sender ny vare som erstatning på reklamasjonssaken velger du dette feltet. Da blir feltet for Erstatning grønt.
Kreditnota
Dersom leverandøren sender kreditnota som erstatning velger du dette feltet. Da vil du få muligheten til å laste opp kreditnotaen i saken.
Etter at du har valgt "Kreditnota" som utfall på status erstatning, dukker det en "Legg ved kreditnota"-boks øverst i skjema.
Klikk på "Legg til filer" for å laste opp kreditnotaen
Klikk "Send til regnskap" for å sende kreditnota til regnskap. For å koble Easly til regnskaps e-posten, kontakt oss på support@soeasly.com , så hjelper vi deg med konfigurasjonen.
Klikk "Lagre kreditnota på sak" for å lagre filen på saken.
Reparasjon
Dersom leverandøren har reparert produktet, eller dere har reparert det uavhengig av leverandør, velger du dette feltet. Da blir feltet for Erstatning grønt.
Godkjent av butikk
Dersom leverandør ikke har godkjent saken, men dere som butikk velger å gjøre det, velger du dette feltet. Da blir feltet for Erstatning grønt og saken krever ingen informasjon om ny vare, kreditnota, reparasjon osv.
Ny del
Velg dette alternativet, dersom leverandør sender ny del for å erstatte ødelagt del av produktet.
Øverst i skjema ser du en boks merket "Klar for arkiv". Denne huker du av når saken kan legges i arkiv. Saken havner i arkiv når alle feltene i saken er grønne/røde og dette feltet er huket av. Når alle feltene er valgt og alle grønne haker er klikket på, havner saken i arkiv.
Compensation
Compensation
Dersom du ønsker å registrere i saken hvilket utfall kunden fikk i saken kan vi legge til et felt som heter "Kundens utfall".
Når du har gjort opp med kunden, velger du ett av valgene i dette feltet:
Kontakt oss på support@soeasly.com dersom du ønsker et slikt felt i skjema i din bruker så legger vi det til.
Velg mellom forhåndsdefinerte alternativene i nedtrekksfeltene i skjemaet ditt. Din butikk kan bruke disse alternativene i en statistisk sammenheng
I ditt saksskjema kan du velge hvilken skadegrunnkode saken tilhører.
Hvis du ikke finner en passende kode, ta kontakt med Easly Support.
I ditt saksskjema kan du velge hvilken skadegrunnkode saken tilhører.
Hvis du ikke finner en passende kode, ta kontakt med Easly Support.
Øverst i saken finner du et valg for kostnadsregistering, kalt "Kostnader". Her kan du legge til opplysninger om saken knyttet til transport, timer, reparasjonskostnad osv.
Du sender videre skjema ved å klikke på knappen "Send kostnader" øverst til høyre. Her åpner et mailvalg seg og du kan legge til ønsket mottaker.
(NB! Dersom du har desimaler i tallene du setter inn i kostnadsregistreringsfeltene må du bruke punktum for å skille de, ikke komma. Eks: 4.10)
I Easly kan du blant annet søke etter følgende informasjon:
Du kan også spesifisere ulike søkekriterier i filterfunksjonen
Dersom butikken din har skjema på nettsiden, hvor kundene kan registrere saken sin selv, havner sakene under "Nye saker" i brukeren din.
I dashboardet kan du blant annet se oversikt over
